Spark Office

Politique de confidentialité

les Mozart du meuble de bureau
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L’entreprise Spark Office propose la vente de mobiliers et d’équipements de bureaux. A ce titre, l’entreprise collecte et traite de nombreuses données à caractère personnel pour son compte et celui de ses clients et partenaires commerciaux.

Spark Office est fortement engagé dans la démarche de conformité de ses systèmes et de ses pratiques aux dispositions du Règlement Européen de Protection de Données.

La présente charte de données personnelles a pour objet de décrire les principes mis en œuvre par Spark Office afin de respecter le règlement et de protéger la vie privée des personnes physiques dont les données sont traitées.

Elle précise également le cadre général des traitements de données à caractère personnel réalisés au sein de Spark Office et, en ce sens, a pour objectif de fournir aux personnes concernées les informations nécessaires au parfait respect de la règlementation en vigueur.

Comment les données sont-elles collectées ?

Spark Office collecte, au travers de ses activités, des données dont certaines permettent d’identifier ou de rendre identifiables des personnes physiques.

1.1. Le fondement légal de la collecte

La législation liste les bases légales de collecte de données personnelles, autrement les justifications légitimes d’une collecte de données. Ces bases légales sont explicitées et/ou rappelées dans le cadre des collectes réalisées par Spark Office.

À ce titre, Spark Office est susceptible de collecter des données à caractère personnel en se fondant sur :

  • le consentement de la personne concernée : en France, la CNIL reconnaît deux exceptions au consentement préalable en matière de prospection électronique détaillées dans une fiche sur la prospection électronique datant d’octobre 2016
  • dans les rapports entre professionnels, le consentement préalable de la personne concernée n’est pas requis pour des sollicitations commerciales envoyées sur l’adresse électronique professionnelle dès que ces sollicitations sont en rapport avec la profession de la personne en question. Cette tolérance est appelée « exception BtoB ». Les activités de Spark Office étant principalement mises en œuvre entre professionnels, les collectes sont réalisées souvent suite à une information préalable.
  • le consentement préalable n’est pas non plus requis pour toute sollicitation envoyée à une personne concernée pour des services/produits analogues à ceux que cette personne aurait déjà acquis auprès du même organisme.
  • l’exécution des obligations au titre d’un contrat : le recueil des données personnelles de nos clients et utilisateurs est nécessaire afin d’exécuter les termes du contrat (ex : abonnement, souscription à un service en ligne – gratuit ou payant,….) et d’assurer la fourniture du service souscrit ou du produit acquis par la personne physique concernée. Ainsi, dans ce contexte, le consentement de la personne n’est pas nécessaire puisque les traitements réalisés sont liés à l’exécution du contrat.
  • l’intérêt légitime¹ du responsable de traitement : Dans certaines circonstances, la nature même du service fourni par Spark Office implique le recueil des données personnelles de ses clients et utilisateurs et la transmission de ces informations vers d’autres personnes internes à l’entreprise. Ces traitements liés à l’intérêt légitime du responsable de traitement dans cette hypothèse sont considérés comme une attente raisonnable de la part de la personne concernée au regard de la description du service fourni. Bien entendu, Spark Office évalue constamment si son intérêt légitime n’est pas contrebalancé par l’intérêt de la personne concernée ou par le respect de ses droits et libertés fondamentaux.
  • une obligation légale rendant le traitement obligatoire : Le contexte réglementaire d’une activité peut rendre obligatoire certains traitements et transfert de données : par ex. pour la facturation des produits ou services, les activités de formation (feuille de présence), etc …

1.2. Les modes de collecte

1.2.1. la collecte par le biais de formulaires

L’accès, l’utilisation, le téléchargement, l’achat ou la souscription à certains services ou de certains produits impliquent le recueil de données personnelles concernant le prospect client ou utilisateur. Dans ces hypothèses, lors du remplissage des formulaires papier, électronique, les personnes transmettent des informations les concernant. Ces formulaires précisent systématiquement :

  • le nom du responsable de traitement,
  • les finalités associées à la collecte réalisée,
  • si la collecte est rendue nécessaire par la souscription du service concerné ou par l’achat du produit envisagé,
  • les éventuelles autres exploitations envisagées et la base légale de la collecte réalisée ;
  • un renvoi aux pages pertinentes de la présente charte sur les modalités d’exercice des droits par les personnes physiques, les coordonnées du DPO, les règles concernant la durée de conservation des données, les modalités de réclamation auprès de l’autorité de contrôle, etc…

1.2.2. la collecte par le biais des cookies

Le terme « cookies » est à prendre au sens large : l’ensemble des traceurs déposés et / ou lus, par exemple, lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile.

Les cookies basés sur un fichier pouvant être stocké sur l’ordinateur de l’utilisateur lors de sa navigation ont notamment pour but de simplifier la navigation sur les sites (authentification automatique, personnalisation de certaines informations …) ou de personnaliser la publicité apparaissant lors de la navigation des utilisateurs.

Certains cookies sont déposés par Spark Office directement lors de la navigation sur l’un de ses sites. L’utilisateur du site peut à tout moment s’opposer à l’utilisation de ces cookies en paramétrant son navigateur étant précisé que de tels paramétrages sont susceptibles de modifier les conditions d’accès aux produits, contenus et services nécessitant l’utilisation de cookies.

Par ailleurs, d’autres cookies sont déposés par des sociétés extérieures à l’entreprise Spark Office afin de collecter les données de navigation des utilisateurs lors de leur navigation sur différents sites.

Spark Office travaille avec certaines de ces sociétés. Pour plus d’informations, les utilisateurs sont invités à consulter les politiques de confidentialité de ces sociétés et notre registre RGPD :

  • Google Analytics
  • Google Adwords
  • Corporama
  • Facebook
  • Linkedin
  • Bing
  • …

Conformément aux dispositions légales en vigueur, avant de déposer ou de lire un cookie sur l’ordinateur d’un utilisateur, Spark Office :

  • informe les internautes de la finalité des cookies
  • obtient leur consentement lorsque celui-ci est requis ;
  • indique aux utilisateurs les moyens de les refuser.

Les cookies et des traceurs strictement nécessaires à la fourniture d’un service expressément demandé par l’utilisateur ne nécessitent pas le consentement préalable des utilisateurs. Ainsi, par exemple, les traceurs suivants ne requièrent pas de consentement des utilisateurs :

  • les cookies de « panier d’achat » pour un site marchand ;
  • les cookies « identifiants de session », pour la durée d’une session, ou les cookies persistants limités à quelques heures dans certains cas ;
  • les cookies d’authentification ;
  • les cookies de session créés par un lecteur multimédia ;
  • les cookies de session d’équilibrage de charge (« load balancing ») ;
  • certaines solutions d’analyse de mesure d’audience (analytics) ;
  • les cookies persistants de personnalisation de l’interface utilisateur (choix de langue ou de présentation).

Tout autre cookie nécessite une information préalable et une demande de consentement, par exemple :

  • les cookies liés aux opérations relatives à la publicité ;
  • les cookies des réseaux sociaux générés par les boutons de partage de réseaux sociaux lorsqu’ils collectent des données personnelles sans consentement des personnes concernées ;
  • certains cookies de mesure d’audience.

Conformément aux recommandations de la CNIL, le recueil du consentement se fait par l’apparition d’un bandeau visible sur le site internet qui doit contenir les informations suivantes :

  • des finalités précises des cookies utilisés ;
  • de la possibilité de s’opposer à ces cookies et de changer les paramètres en cliquant sur un lien « en savoir plus et paramétrer les cookies » présent dans le bandeau (avec un renvoi au présent paragraphe et à l’annexe 1 infra) ;
  • du fait que la poursuite de sa navigation vaut accord au dépôt de Cookies sur son terminal.

De manière générale, si l’utilisateur partage son ordinateur avec d’autres personnes, il doit veiller à supprimer les cookies installés sur son ordinateur via le paramétrage de son navigateur.

1.2.3. la collecte par téléphone

Spark Office réalise certaines prestations par téléphone et à cette occasion peut recueillir des données personnelles. Lorsque cela est possible, le contact téléphonique est confirmé par l’envoi d’un courriel permettant ainsi à la personne concernée de conserver une trace écrite de la conversation et de pouvoir exercer ses droits à tout moment.

1.2.4. Collecte indirecte

Spark Office peut obtenir des données à caractère personnel auprès de tiers lorsque cela est nécessaire. Dans une telle hypothèse, Spark Office :

  • établit un contrat avec ce tiers conformément aux dispositions du Règlement ;
  • avise les personnes du transfert de leurs données vers le groupe Infopro Digital dans les conditions définies par le règlement ;
  • indique dans ses fichiers la source des données afin d’en assurer la traçabilité ;
  • informe les personnes concernées des modalités d’exercice de leurs droits.

2. Quels types d’informations sont recueillis ?

Certaines des informations recueillies constituent des « Données à caractère Personnel », à savoir des données concernant des personnes permettant de les identifier.

En conformité avec la législation en vigueur, Spark Office a adopté le principe de minimisation dans la collecte et ne collecte que les données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi et explicité auprès des personnes physiques concernées, en leur laissant toute capacité d’exercice de leurs droits.

Les données à caractère personnel susceptibles d’être demandées, en fonction de la nature des services ou produits fournis, sont les suivantes :

Principalement :

  • Votre nom et vos coordonnées, y compris vos adresses électronique et postale,
  • votre fonction,
  • vos numéros de téléphone et de télécopie.

3. A quoi servent les données recueillies ?

3.1. Utilisation des données collectées

Spark Office peut utiliser les données à caractère personnel dont il est en possession afin de :

  • envoyer des informations commerciales relatives à ses produits, ses promotions, ses offres, ainsi que d’autres informations ayant trait à ses produits ou services adaptées aux centres d’intérêts des personnes concernées ;

Ces données à caractère personnel seront utilisées par Spark Office dans le cadre de ses activités relevant de la promotion de ses propres produits et services comme de la prospection. Elles ne sont utilisées que dans les strictes limites définies par la législation en vigueur.

3.2. Modalités d’envoi d’information

Selon les coordonnées qui auront été collectées, Spark Office pourra transmettre des informations par les moyens suivants :

  • Message texte envoyé à une personne (SMS ou MMS, notification, courriel, et/ou toute autre forme de message électronique) ;
  • Message via les réseaux sociaux ;
  • Téléphone ;
  • Courrier postal ;
  • Bannière promotionnelle web ;
  • Moteur de recherche sur internet ;
  • Newsletter.

3.3. Objectifs de la collecte

La finalité de la collecte est systématiquement indiquée lorsqu’elle est directement réalisée par Spark Office et rappelée lors du transfert des données lorsque la collecte a été effectuée par un tiers. Spark Office est susceptible d’utiliser les données à caractère personnel d’une personne notamment pour les objectifs suivants :

  • Afin de l’enregistrer sur ses sites internet et/ou systèmes d’information et de gérer la livraison et la facturation des services/produits fournis par Spark Office (y compris le traitement de toutes recherches ou demandes d’informations nous concernant ou portant sur ses produits ou services)
    Ex. : traitement des commandes ou d’une inscription
  • Afin d’être en mesure d’exécuter les obligations qui lui incombent aux termes de tout contrat le liant à la personne concernée et dans le cadre de la gestion de ce type de contrat :
    Ex. : gestion des identifiants d’accès utilisateurs à un logiciel, badges d’accès à un salon etc.
  • Aux fins de respecter les obligations légales lui incombant ;
    Ex. : gestion de la participation à une session de formation : tenue d’une feuille de présence
  • Aux fins du suivi, de l’examen critique et de l’amélioration de son offre de produits et de services ;
  • Aux fins d’analyse de données de connexion et de navigation dans le but d’en déduire un comportement de navigation et/ou d’adapter les contenus proposés en fonction des affinités constatées ;
  • Afin de tenir des dossiers à usage administratif interne (réclamations clients, fidélisation etc…) ;
  • À des fins de prospection commerciale pour son compte ou celles de ses partenaires commerciaux et annonceurs, dans les conditions définies ci-après dans la section ci-dessus « Utilisation des données collectées »;
  • Aux fins de participation à des concours, loteries ou à des promotions.

4. Comment et combien de temps les données sont-elles stockées ?

Des actions de traitements sont réalisées sur les données figurant dans les bases de Spark Office, en appliquant des règles de contrôle strictes, conformes à l’état de l’art technologique et aux recommandations de l’autorité de contrôle compétente.

4.1. le Stockage des données à caractère personnel

Spark Office prend toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Liberté sont prises en compte dans la gestion de la sécurité pour l’ensemble du Groupe.

4.2. la durée de conservation des données et l’archivage

La durée de conservation dépend de l’activité concernée, de la nature du contact (client ou prospect) et des usages du secteur.

♦ Spark Office conserve certains documents obligatoires (factures etc…) pour la durée légale de conservation.

♦ La durée de conservation des données personnelles est fixée par défaut pour l’ensemble de Spark Office pour une durée de 6 ans.

♦ Certaines données sont conservées pour une durée de conservation plus courte :

  • Les cookies expirent treize mois après leur dernière mise à jour.
  • Les données des prospects sont supprimées au-delà d’une durée de 3 ans sans réponse à aucune sollicitation.
  • Les CV des candidats sont conservés pendant une durée de 2 ans.

♦ La durée est parfois liée à la pertinence ou la nécessité de son traitement : les données des clients sont conservées pour la durée de la relation commerciale ou les données présentes dans les annuaires sont conservées pour la durée de mandats des personnes concernées.

5. Qui sont les tiers ayant accès aux données personnelles collectées ?

5.1. les modalités de travail avec les tiers

Dans le cas où des données à caractère personnel sont transmises à un tiers pour quelque raison (par exemple : une prestation de sous-traitance, prestations réalisées pour un client) , Spark Office applique les conditions définies par la législation en vigueur, notamment l’information des personnes concernées de ce transfert.

Spark Office veille à ce que des stipulations contractuelles appropriées entre Spark Office et le tiers concerné garantissent que ce dernier :

  • N’utilisera les données à caractère personnel que dans le but spécifié par ses soins et conformément aux objectifs définis dans le cadre de la présente charte,
  • Et aura pris les mesures de sécurité appropriées afin de prévenir un traitement non autorisé ou illicite des données à caractère personnel, une perte ou une destruction accidentelle de ces données à caractère personnel, ou des dommages à celles-ci.

6. A qui s’adresser pour avoir des informations ?

Spark Office a adapté son organisation afin de répondre aux exigences du Règlement Européen Protection de Données et d’apporter à toute personne toutes informations sur les données à caractère personnel les concernant collectées et sur les traitements réalisés sur ces données.

6.1 l’exercice des droits d’accès, d’opposition, de rectification et de suppression

Toute demande liée à l’exercice de vos droits doit être envoyée à l’adresse bonjour@spark-office.fr. Cette demande doit comporter un maximum d’informations afin qu’elle puisse être traitée à réception dans un délai maximal de deux mois : par exemple les personnes doivent préciser l’adresse électronique sollicitée et pour laquelle elles adressent la demande afin de faciliter les recherches.

6.2 l’exercice du droit à l’oubli

Toute demande concernant une donnée personnelle doit être envoyée à l’adresse suivante : bonjour@spark-office.fr. Cette demande doit indiquer les motifs de la requête. Une fois la suppression de données traitée, toute demande de déréférencement d’un article dans un moteur de recherche doit être adressée directement auprès dudit moteur de recherche par la personne concernée.

6.3 la portabilité des données

Toute demande liée à la portabilité des données doit être envoyée au DPO de Spark Office qui vous répondra sur la faisabilité d’une telle demande.

6.4 La désignation d’un Data Protection Officer (DPO) et le recours à l’autorité de contrôle

Afin de compléter ce dispositif, Spark Office a nommé un Data Protection Officer qui est joignable à l’adresse suivante : bonjour@spark-office.fr pour toute question ou difficulté touchant aux traitements de données personnelles. Toute personne a la possibilité de contacter directement la Commission nationale Informatique et liberté (CNIL).

7. Les données sont-elles transférées hors UE ?

Si Spark Office communique les Données à caractère Personnel à une Société tiers implantée en dehors de l’Union Européenne, des mesures sont prises visant à s’assurer que lesdites données bénéficieront du même niveau de protection que celui imposé par l’Union Européenne en matière de protection des données.

A ce titre, Spark Office s’assurera que le traitement soit effectué conformément à la présente charte et qu’il soit encadré par les clauses contractuelles types de la Commission Européenne qui permettent de garantir un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.

8. Existe-t-il des modalités spécifiques de traitement ?

Spark Office est susceptible de combiner des informations concernant des entreprises avec des informations confiées par les personnes physiques dans les conditions et pour les finalités définies dans la présente charte.

Les méthodes de profilage utilisées au sein de Spark Office consistent à réaliser des croisements manuels ou automatisés, entre des fichiers d’entreprises et nos bases de données de contacts (nom, fonction, adresse électronique …), à partir de critères objectifs (taille, secteur, équipements informatiques…etc).

9. Recrutement

Dans le cadre de sa politique de recrutement, Spark Office recueille et stocke des données personnelles portant sur des candidats potentiels. Spark Office recueille les informations nécessaires à la recherche des profils les plus adaptées aux postes à pourvoir dans le respect de la loi ainsi que des droits et libertés des personnes. L’entreprise s’interdit de transmettre à un tiers, le CV avec les coordonnées d’une personne, sans son accord.

Les candidats qui souhaitent modifier ou supprimer leurs données personnelles de nos bases peuvent à tout moment adresser un mail à bonjour@spark-office.fr en indiquant en objet « données personnelles ».

Le candidat doit s’assurer de l’accord des personnes données en référence pour être contactées par Spark Office.

10. Comment serez-vous informé des mises à jour de cette charte ?

Spark Office peut être amené à modifier ou mettre à jour la présente Charte Données Personnelles. Toute mise à jour sera affichée aux endroits jugés appropriés, de sorte que tout utilisateur sera averti de la date de la dernière mise à jour.

Les mises à jour les plus importantes pourront faire l’objet d’un avis sur le site web Spark Office (www.spark-office.fr) au plus tard au moment de l’entrée en vigueur desdites modifications.

ANNEXE 1 : paramétrage des navigateurs

Le paramétrage est susceptible de modifier vos conditions d’accès aux contenus et services nécessitant l’utilisation de cookies.

Si le navigateur est configuré de manière à refuser l’ensemble des cookies, l’accès à tout ou partie du site peut être bloqué.

Afin de gérer les cookies au plus près des attentes des utilisateurs, le navigateur doit être paramétré en tenant compte de la finalité des cookies.

Internet Explorer
Dans Internet Explorer, cliquez sur le bouton Outils, puis sur Options Internet.
Sous l’onglet Général, sous Historique de navigation, cliquez sur Paramètres.
Cliquez sur le bouton Afficher les fichiers.

Firefox
Allez dans l’onglet Outils du navigateur puis sélectionnez le menu Options
Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez Vie privée et cliquez sur Affichez les cookies

Safari
Dans votre navigateur, choisissez le menu Édition > Préférences.
Cliquez sur Sécurité.
Cliquez sur Afficher les cookies.

Google Chrome
Cliquez sur l’icône du menu Outils.
Sélectionnez Options.
Cliquez sur l’onglet Options avancées et accédez à la section Confidentialité.

  1. Considérant (47) du Règlement 2016/679 : Les intérêts légitimes d’un responsable du traitement (…) peuvent constituer une base juridique pour le traitement, à moins que les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée ne prévalent, compte tenu des attentes raisonnables des personnes concernées fondées sur leur relation avec le responsable du traitement. Un tel intérêt légitime pourrait, par exemple, exister lorsqu’il existe une relation pertinente et appropriée entre la personne concernée et le responsable du traitement (…). (…) Le traitement de données à caractère personnel à des fins de prospection peut être considéré comme étant réalisé pour répondre à un intérêt légitime.
  2. Considérant (48) de Règlement 2016/679 : Les responsables du traitement qui font partie d’un groupe d’entreprises ou d’établissements affiliés à un organisme central peuvent avoir un intérêt légitime à transmettre des données à caractère personnel au sein du groupe d’entreprises à des fins administratives internes, y compris le traitement de données à caractère personnel relatives à des clients ou des employés.